在扫描仪发展之前，纸张被用于所有的记录目的。这导致集群化和存储在短时间内耗尽。此外，这些信息很难组织和保存，因为纸张很容易被损坏。这不是最有成效的方法。
然后出现了数字扫描仪和管理信息从未如此容易。这些设备将纸张转换成可以通过某些软件组织的数字格式。这种软件被称为电子归档系统。使用这种文件系统的好处包括节省空间和资源，以及提高生产率。
大纲
在电子档案系统中需要注意的主要特点是什么?
电子归档系统可能有许多不同的特性，但最重要的两个特性是检索信息并首先捕获信息的能力。
- 捕获信息从扫描的文件一个好的归档软件应该能够直接扫描数字文件。自动文档分离、光学字符识别等功能非常方便。
- 捕获信息从打印的文件电子归档软件通常有一个虚拟打印机来捕获文档并将其存储在归档系统中。但是，您将无法编辑这些文档。
- 保存功能,一个好的归档软件应该能够将另存为其他程序的功能结合起来。这使得捕获文档更加容易。
- 文件寻回犬一个好的归档软件应该允许你完全访问文件和文件夹。因此，选择将文件存储在常规文件夹中的归档软件。许多归档软件使得访问文件变得非常困难和麻烦。
什么是电子文件柜?
电子机柜与物理机柜含义相近。电子归档软件中的文件被组织在不同的文件柜中。这些橱柜被进一步组织成不同的文件夹和抽屉。因此，它们是组织内容的一种很好的方式。用户可以轻松地导航系统或使用关键字搜索整个机柜。
如何建立电子档案系统?
设置取决于您使用的软件。如果您使用基于数据库的系统，那么您可能需要专业人员的帮助来设置和维护它。另一方面，如果你使用软件将文件组织到常规文件夹中，那么它就能够访问并组织你已有的文件。如果您在网络上，则需要将文件放在共享的网络文件夹中。
建立网上档案系统的最佳方法是什么?
存储文件的最佳地点是您的系统，因为它允许您完全访问和控制。然而，考虑到在线文件系统的好处，我们建议使用基于云的服务，如谷歌Drive和OneDrive。这使您可以在将文件系统镜像到云的同时将其保存在个人设备上。它会产生类似的文件夹布局。但是，如果您使用的是使用数据库存储文件的文件系统，那么谷歌Drive和OneDrive就没有什么好处。
哪个是最好的归档软件?
这是一个非常常见的问题，也是一个很难回答的问题。任何能够让您轻松捕获信息，同时允许完全访问检索信息的归档软件都是好的。如果你想要一个名字，我们建议FileCenter DMS。
结论
我们希望你喜欢这篇阅读最好的电子文件软件。有许多伟大的档案软件选择，我们把它留给你决定。如对内容有任何疑问，请写信给我们。
